15 minutos

Cómo planificas de verdad

Estoy construyendo una herramienta para quien organiza los viajes en una empresa de transporte. Antes de escribir una línea de código quiero entender cómo trabajas de verdad, no cómo dicen los manuales que se trabaja.

No hay respuestas equivocadas, no te estoy vendiendo nada, y puedes saltarte las preguntas que quieras.

Una cosa que ayuda mucho: cuenta casos concretos en vez de opiniones. «Hay que ser organizado» no me sirve. «El martes se me cayó una carga en Zaragoza y tuve que rehacer tres rutas» me sirve muchísimo.

Antes de empezar

Pregunta 0
¿Quién eres?

Qué puesto tienes, cuántos camiones y cuántos conductores llevas, y qué tipo de transporte hacéis: reparto, larga distancia, frigorífico, obra, mercancías peligrosas.

Tu día

Lo que pasa de verdad, no lo que debería pasar.

Pregunta 1
Ayer, desde que llegaste: ¿qué hiciste hasta las diez de la mañana?

Cuéntamelo en orden, y dime con qué lo hiciste exactamente. Qué abriste primero, qué tenías en la mesa, a quién llamaste.

Pregunta 2
¿Cuántas veces rehiciste el plan ayer, y qué había pasado cada vez?

Si ayer fue un día raro, cuéntame el último día normal.

Pregunta 3
Cuando cambia algo, ¿a quién tienes que avisar y cómo?

Cuánto tiempo se te va en avisar, entre llamadas y mensajes.

Qué separa un buen reparto de uno mediocre

Esta es la parte que más me interesa. Las normas dicen lo que está prohibido. Ninguna dice lo que está bien hecho, y eso sólo lo sabes tú.

Pregunta 4
Si el reparto de ayer lo hubiera hecho un chaval recién contratado, ¿qué habría hecho distinto?

Cumpliendo todas las normas, ojo. ¿En qué se nota que no tiene oficio?

Pregunta 5
Cuando miras el plan ya terminado, ¿qué te hace decir «no, esto lo cambio» aunque los números cuadren?

¿Qué ves tú ahí que no ve alguien que sólo mira una hoja de cálculo?

Pregunta 6
¿Hay algún conductor al que le das ciertos viajes y a otro no?

¿Por qué? ¿Y hay algún cliente para el que organizas de otra manera?

Los errores y las excepciones

Pregunta 7
La última vez que un viaje salió mal por un fallo de planificación, no por un imprevisto: ¿qué se hizo mal?
Pregunta 8
¿Hay algo que te enseñaron, o que has leído, que en la práctica no funciona?
Pregunta 9
Cuando coges el plan que ha hecho otro, ¿qué es lo primero que compruebas?
Pregunta 10
¿Qué excepción conoces que no venga en ningún manual?

Ese apaño que funciona y que sólo sabe quien lleva años en esto.

Las horas y las esperas

Pregunta 11
Las horas que le quedan a cada conductor, ¿cómo las llevas?

¿De cabeza, en una hoja, en un programa? ¿Y cada cuánto descargáis las tarjetas y el tacógrafo, y con qué programa?

Pregunta 12
Cuando un camión se queda esperando en el muelle más de la cuenta, ¿qué pasa después?

¿Lo facturáis? Si no lo facturáis, ¿por qué? Y si lo facturáis, ¿quién lleva la cuenta de las horas y cómo demostráis a qué hora llegó el camión?

Lo que usáis hoy

Pregunta 13
¿Qué programas usáis, y cuánto os cuestan más o menos al mes?

Dime también cuál odias y por qué.

Pregunta 14
Si esto existiera y funcionara, ¿quién lo compraría en tu empresa?

¿Tú, el gerente, el jefe de tráfico?

La última, y la más útil

Pregunta 15
Si dentro de tres semanas te enseñara algo, ¿qué me dirías en dos minutos para decirme que no sirve para nada?

Sé sincero: prefiero oírlo ahora que después.

Es opcional. Sólo lo uso para eso.

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